月別アーカイブ: 2014年11月

PDF・OCRファイルの全文検索

前回(11/20)のブログでファイル保存形式としてPDF・OCRをご紹介しましたが、今回はPDF・OCR形式で保存したファイルのさらに便利な活用方法をご紹介します。

ウィンドウズにはファイルをキーワードで検索する機能があります。

ウィンドウズ7ですと、スタートボタンを押すと左下に表示される「プログラムとファイルの検索」がそれにあたります。(下画像を参照)

ウィンドウズ検索窓1

ウィンドウズ8ですと、検索チャームになります。 (下画像を参照)

ウィンドウズ8検索チャーム

この検索機能は文字データのファイルをキーワードで検索することができますが、この機能をうまく利用すると、PDF・OCR形式で文字データとして保存した「文書ファイル内の本文」をキーワードで全文検索できます。ハードディスク内のPDF・OCR形式で保存したすべての文章を検索しますので、検索範囲が広がり大変に便利です。

しかし、通常のウィンドウズの設定のままですと、ウィンドウズの検索機能を使ってキーワード検索しても「ファイル名」でしか検索結果が表示されません。(下画像を参照)

スキャネックスサンプル画像

これを解決するのが、Adobe社から無料で配布されている「AdobeiFilter」です。

このソフトをインストールして必要な設定をすると、PDF・OCR形式で保存した「文書ファイル内の本文」をキーワードで全文検索できるようになります。

PDF・OCR形式で保存したファイル内の本文を全文検索した事例をホームページで紹介していますのでご覧ください。

http://www.amtworld.co.jp/hpgen/HPB/entries/7.html#hozon

「AdobeiFilter」のインストールや設定方法につきましては、下記リンクを参照してください。

http://www.adobe.com/jp/support/downloads/pdfi_2611.html

 

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多様な保存形式

スキャネックスはスキャンした資料を、お客様の用途に合わせて多様なファイル形式で保存することができます。

写真やイラストをスキャンした場合は、JPEGBMPTIFFPNGで保存すると便利です。

写真スキャン例:http://www.amtworld.co.jp/SHOP/XC0011.html

それらのフォーマットで保存しますと画像編集ソフトなどを使い、自由に画像を編集・加工することができます。画像の色合いなども編集ソフトでお好みの色合いにできますので、スキャン画像をより自然な色味にすることも可能です。

文章を保存する場合には、PDFPDF・OCRWordRTFがお勧めです。

特にPDF・OCR形式で保存しますと、文字がテキストとして認識され、スキャンした文章の中の語句を検索することができます。そうしますと、スキャナで取りためた資料を後から見つけ出したい時などに、とても便利です。

OCRはOptical Character Recognitionの略、光学文字認識のことで、スキャナで取り込んだ画像をコンピュータで編集できる形式に変換することです。

Word形式で保存しますと、文章がWord形式のテキストに変換され、Wordで編集することが可能です。スキャンした文章を編集(修正)して資料を作成する時などにとても便利です。また、文字データだけでなく画像データもWordに貼り付けることが出来ますので、活用の幅が広がります。

ホームページでPDF・OCRWordの活用例を紹介していますので、是非、ご覧ください。

http://www.amtworld.co.jp/hpgen/HPB/entries/7.html

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「オートスキャン」と「タイマースキャン」

読書の秋ということで、長編小説を通勤途中に読もうと思い、その本が分厚くて重いので、スキャネックスでスキャンしたものをタブレットで読んでいます。

その本はページ数が500ページもあるので、スキャンするのは大変です。特に、ページをめくるごとにスキャンのスイッチを250回も押さなければいけません。そういう時のために、スキャネックスには「オートスキャン」「タイマースキャン」という機能が付いています。

まずは「オートスキャン」から説明いたします。

「オートスキャン」は、ページをめくる動作が終わり、静止したところをセンサーが感知して、スキャンスイッチを自動で押してくれる機能です。マウスやキーボード(いずれもスキャンスイッチです)を押さなくても、ページをめくるだけでスキャン作業が出来るので、大変に便利です。

連続したページをスキャンするのではなく、次にスキャンするページを探しながらスキャンする時には、ページを探している間はスキャンしません。ですから、ページを選択しながらスキャンする時にもご利用ください。

「オートスキャン」動画:http://www.amtworld.co.jp/hpgen/HPB/entries/7.html

次に「タイマースキャン」です。

「オートスキャン」も十分に便利なのですが、静止したところをセンサーで感知するため、少し時間が掛ります。その時間を短縮するためには、決められた時間ごとに自動的にスキャンスイッチを押してくれる「タイマースキャン」が便利です。0秒、5秒、10秒・・・・と5秒刻みのタイマーになっています。スキャン作業に慣れてきますと、「タイマースキャン」により一定のリズム(タイミング)でスキャンできるようになるので、ページ数の多い本をまとめてスキャンする時に便利です。

「タイマースキャン」動画:http://www.amtworld.co.jp/SHOP/XC0011.html#timer

かさばる本は持ち運びが大変ですが、電子化をすればスマホやタブレットを使って、どこでも手軽に読むことが出来ます。

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領収書の電子保管

11月5日付の日本経済新聞に、政府は2015年から「領収書の電子保管を容認する方針」との記事が掲載されました。
http://www.nikkei.com/article/DGKKASFS31H5B_U4A101C1MM8000/

現在、3万円以上の領収書は紙で保存(7年間)するように義務付けていますが、来年度からは、3万円未満の領収書と同様、スキャナーで読み取って画像データとして保存すれば、原本を破棄できるようにしようという内容です。
多くの企業が、大量の領収書の保管場所に悩んできましたが、これで解消されます。
スキャナーによる紙データの電子化の流れは、今後、あらゆる分野で進んでいくでしょう。

スキャネックスは領収書の電子化にとても便利なスキャナーです。
スキャネックスの特長を以下にまとめました。

1、領収書のような小型書類は4枚同時にスキャンし、しかも4枚を別々に保存することが出来るので、
効率的にスキャン作業ができます。
http://www.amtworld.co.jp/SHOP/XC0011.html#ryoshusho
2、スキャネックスは領収書の4隅を認識して、領収書の原型通りにデータ保存するので、
領収書の正確な保存に適しています。
3、スキャネックスは、机の上に置いてスキャンできる省スペース型なので、
スキャンするためにスキャナーのある場所まで歩き回る必要がありません。
4、フラットベッドスキャナーで領収書をスキャンしようとすると、カバーを締める際の風で
小さい領収書が飛ばされ、置く位置がずれてしまうことがあります。
その点、スキャネックスは領収書を上からスキャンする非接触型スキャナーですので、
そのような心配はありません。

以上のように、スキャネックスには領収書のスキャンに適した機能が多くありますので、
是非、ご活用ください。

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